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テレワーク・在宅勤務時の電話対応と解決法

皆さん、こんにちは。
携帯電話&WiFiレンタルのププルです(*^_^*)

昨今のテレワーク導入にあたり、今まではオフィスには必ず従業員がいたのに、不在や人不足などの今までにない状況があるのではないでしょうか。電話でのコミュニケーションが一般的であった現場も多く、すぐに他の連絡ツールに移行するのがなかなか厳しい場合も見受けられます。

今回は、テレワーク時の電話問題をどのように解決していけば良いのか、様々な方法をご紹介していきたいと思います。

テレワーク時の電話問題と解決方法

テレワーク勤務者あてに電話がかかってきた際には、社内勤務スタッフと同様に直ぐに電話を取り次ぐことができないため、電話の取り次ぎ方法を事前に考えておく必要がります。電話を取り次ぐ方法として以下、3つの応対方法をご紹介します。

1. 携帯電話を利用する

会社から仕事用の携帯電話を各在宅勤務者に支給し、携帯電話を利用した業務連絡を浸透させる方法。在宅勤務者が電話を使って取引先とやりとりするには1番スマートな方法ではありますが、「オフィスへ連絡する流れであった」「番号を知らなかった」、又新規顧客の場合では、誰かが一時受けをし担当をどのように振り分けるかなどの判断が必要となります。

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2. 転送電話サービスを利用する

会社宛の電話を携帯電話に着信させる「転送電話サービス」は、会社にいる時のように電話を取ることができるので、一見便利に見えますが、「通話料が割高となる」「転送料金が上乗せされる」など、頻度によっては転送経費がかさんでしまうというデメリットがあります。

ひかり電話ボイスワープ

ひかり電話ボイスワープ
NTTボイスワープは、かかってきた電話をあらかじめ設定しておいた電話番号に転送するサービスです。簡単な操作で、転送元の電話を呼び出さずに即座に転送する無条件転送と、転送元の電話を呼び出して、応答がないときにだけ転送する無応答時転送の設定が可能です。さらに、外出先の電話機から転送の開始/停止、転送先の変更を行うことが可能です。

【導入費用】
・月額 500円 + 工事費 2,000円
・転送料別途

ひかり電話ボイスワープ

みんなにでんわ転送

みんなにでんわ転送
会社の電話がみんなの携帯で受けられる「みんなにでんわ転送」では、一斉呼出し、複数電話転送が可能なサービスです。サービス内で発行された050番号に電話をかけると、登録した電話機が同時に呼び出されるクラウド転送電話のサービスで、一人が電話に出ると他の電話の呼び出しは終了します。外出先や在宅勤務でも会社の電話をとることができます。お客様の電話を何人かで受付したい時に大変役立ちます。

【導入費用】
・月額 1,500円(転送先が何件でも同額) + 発着信通信料[固定電話・IP電話1分12円/携帯電話・PHS1分29円]
・自動応答 2円/回別途

みんなにでんわ転送

Toones転送電話

Toones転送電話
株式会社Karigoが提供している転送電話サービスです。このサービスも発信時に携帯番号からではなく、固定電話番号から発信ができます。発進時の通話料がかかる為、通話頻度が高い方は注意が必要です。対応エリアは東京03、千葉043、川崎044、横浜045、さいたま048、名古屋052、大阪06エリアと7つのエリアで利用可能です。ポイント(1pt=1円)を購入して支払うシステムになっています。

【導入費用】
・月額 1,050pt + 転送着信通話料金[固定電話3分9.7pt/携帯電話1分19.4pt]
・初期設定費用 3,120pt
・発信通話料金 30秒13pt

Toones転送電話

3. クラウドPBXを利用する

クラウドPBXとは、PBX(Private Branch eXchange:構内交換機)をクラウド化し、インターネット上で通話・通信を行うサービスです。社内、社外、自宅、携帯、IP電話と場所を選ばずに電話環境を構築でき、設定も簡単なのが特長です。クラウド化により、安価に電話環境を構築することが容易になりました。

ひかりクラウドPBX

ひかりクラウドPBX
NTT東日本が提供する「ひかりクラウドPBX」は、内線通話機能やPBX機能をクラウド上のサーバから提供するサービスです。専用アプリケーションを用いることで、スマートフォンを内線化でき、外出先でも代表電話番号で発着信が可能となります。キャリアフリー対応。光アクセスサービス・Wi-Fi環境・情報セキュリティ対策、電話環境といったICT環境の全てを任せられる「まるらくオフィス」サービスがあるため、オフィスインフラをまとめて設定する時や、新規導入時などにもオススメです。

【導入費用】
・月額 10,000円(10IDパック)~
・初期費用や工事費などは別途

ひかりクラウドPBX

BIZTEL ビジネスフォン

BIZTEL ビジネスフォン
BIZTELは株式会社リンクとブライシス株式会社の共同事業として運営しているサービスです。「BIZTEL ビジネスフォン」の特徴はCRM・SFA(顧客管理システム)が強いことです。それに加えてBIZTELの展開しているコールセンターサービスとも連携が可能となっており、大規模なコールセンター業務に適しています。コスト・納期で優れており、災害時の臨時的なコールセンター立ち上げに活用できます。最短5営業日で導入可能。

【導入費用】
・月間 21,000円~
・初期費用50,000円~

BIZTEL ビジネスフォン

MOT/TEL(モッテル)

MOT/TEL(モッテル)
株式会社バルテックが運営するクラウドPBXサービス「MOT/TEL(モッテル)」では、専用アプリ「MOT/Phone」をインストールするだけでスマートフォンやパソコンがビジネスホンになります。クラウド顧客管理ツール「MOT/Cloud」が標準で付属し、顧客情報の自動表示(CTI)、名刺管理など業務効率化を実現します。スマホやPCがビジネスフォンに。03・06・050・0120など会社番号で受発信が可能になります。低価格が魅力のクラウドPBXです。

【導入費用】
・ミドルプラン:月額 170円/台
・初期費用 29,800円~プラン別

MOT/TEL(モッテル)

Arcstar Smart PBX

Arcstar Smart PBX
NTTコミュニケーションズ株式会社が提供する「Arcstar Smart PBX」は、1,000名以下の中堅や中小規模向け。PBXやビジネスフォンなどの通信設備の購入やメンテナンスの負担を削減するとともに、オフィス外での外線での受電などで多様な働き方の実現ができるクラウドPBX。転送やグループ着信などの設定変更はWeb上で簡単に設定可能。スマートフォンにArcstar Smart PBXのアプリケーションをインストールするだけで、内線端末として利用できるようになり、外出先からでも費用がかからずに内線通話を行える。

【導入費用】
・初期費用(新設工事費)10,000円 + 契約基本料 月額5,000円 + ID利用料 月額500円
・外線サービスや端末レンタル料など別途

Arcstar Smart PBX

まとめ

いかがでしたでしょうか。
昨今の急激なテレワーク導入により、電話の取り次ぎなど今までになかった問題も出やすいものです。テレワーク勤務者にかかってきた電話をスムーズに取り次ぐために、ビジネスに適したサービス導入を検討してみてはいかがでしょうか。事前の準備で、社員の満足度や生産性を高める快適な働き方を実現させましょう。

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